Nie, bo nie. Czyli o kulturze feedbacku w świecie rekrutacji

W moim poprzednim artykule opowiedziałam Wam bajkę. Dziś zaserwuję Wam podróż w czasie! 🙂

Wyobraźcie sobie, że macie znów 10 lat. Jest sobota, czyli w wielu polskich mieszkaniach dzień sprzątania. Od rana dzielnie pomagacie rodzicom w pracach domowych. Wasz pokój błyszczy tak, że zasada, że można zjeść coś z podłogi, jeśli nie leżało na niej 3 sekundy nie ma zastosowania, bo na tej podłodze nie ma nawet grama kurzu. Co więcej, odrobiliście większość zadanej pracy domowej i wyrzuciliście śmieci. Staracie się tak bardzo, bo umówiliście się ze znajomymi ze szkoły, że po południu wyjdziecie na podwórko. Wizja robienia fikołków na trzepaku, grania w zbijaka i w badmintona jest bardzo kusząca (chociaż teraz chyba powinnam – z ubolewaniem – napisać o wspólnym graniu na PS4 albo Xbox). No dobra, wszystko ogarnięte, najlepszy t-shirt przywdziany, można iść! 

– Mamo, mogę wyjść na dwór? Umówiliśmy się ze znajomymi ze szkoły.

– Nigdzie teraz nie pójdziesz.

– Ale mamo…

– Nie.

– Ale dlaczego?

– Bo nie. Koniec. Kropka.

Ręka do góry, kto choć raz był w takiej sytuacji? 🙂 Ja byłam. Teraz myślę o tym z lekkim rozrzewnieniem, ale pamiętam co czułam, kiedy słyszałam : nie, bo nie. Byłam zdenerwowana, sfrustrowana i czułam się niezrozumiana. To nie były miłe uczucia. Oczekiwałam jakiejkolwiek odpowiedzi i uzasadnienia decyzji rodziców – chociaż wtedy i tak bym pewnie tego nie rozumiała, bo poczucie straty, że czegoś nie mogę zrobić byłoby większe. W takiej sytuacji pewnie wystarczyłoby powiedzieć: „za godzinę przyjeżdża ciocia z twoją kuzynką, chciałabym, żebyś w tym czasie została w domu”.

Wracamy do świata współczesnego. Pomyślcie teraz o rzeczy, którą bardzo chcielibyście mieć. To taka rzecz, o której marzycie w dzień i przez którą nie możecie spać w nocy. Tak się składa, że mam w domu osobnika, który marzy o Porsche – i to wykorzystam jako mój przykład 🙂 Wiadomo, Porsche nie jest raczej samochodem, na który może sobie pozwolić każdy. I nagle trafia się niesamowita okazja! Dostajemy telefon, że nasze wymarzone auto możemy mieć z 70% rabatem! Wiecie, że taka okazja się nie powtórzy. Czym prędzej biegniecie więc pod adres wskazany w rozmowie. Pędzicie ostatkiem sił, aż w końcu widzicie sklep, cały przeszklony, a w środku stoi ono – Porsche 911 Carrera S . Wasze ukochane, wymarzone i takie czerwone. Tak bardzo na wyciągnięcie ręki. Nagle zapala się światło, które podkreśla blask tego cudeńka zza szyby. Pojawia się przedstawiciel, który zaczyna opowiadać o mocy silnika i 420 KM pod maską. Oczami wyobraźni widzicie już jak wyjeżdżacie nim z salonu i jak nocujecie w nim na parkingu, z jednej strony z wielkiej radości, a z drugiej ze strachu, żeby nikt go przypadkiem nie zarysował. W tle słyszycie wciąż opowieść sprzedawcy o automatycznej skrzyni biegów i o przyspieszeniu do 100 km/h w 4,3s. W tej chwili zdajecie sobie sprawę, że stoicie z otwartą buzią przed witryną, więc szukacie wejścia. Ale co to? Nie ma wejścia? Obchodzicie salon z każdej strony, ale przed Wami tylko szklane ściany. Nie można dostać się do środka. Nagle światło gaśnie, przedstawiciel znika, samochodu nie widać, a Wy czujecie się…

To sytuacja abstrakcyjna, wiem. Ale pomyślmy teraz, że tym wymarzonym Porsche jest nowa praca, a sprzedawcą jest rekruter, który po przedstawieniu super warunków znika. Teraz brzmi bardziej znajomo, prawda? Nie ma co ukrywać, że my, rekruterzy mamy jeszcze problem z udzielaniem informacji zwrotnej. 

Czym jest informacja zwrotna?

—> Informacja zwrotna NIE ocenia CZŁOWIEKA, a jego ZACHOWANIE

Nie wiem czy wiecie, ale termin „informacja zwrotna” wywodzi się z psychoterapii i treningu komunikacji interpersonalnej, a oznacza tyle, co przekazanie spostrzeżeń dotyczących zachowań/wypowiedzi kogoś innego. Zachowania i wypowiedzi mają tu kluczowe znaczenie.

—> Informacja zwrotna jest konkretna, zawiera w sobie zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty zachowania

Wielu osobom informacja zwrotna kojarzy się z krytyką, która znów odbierana jest jako coś negatywnego (także niesłusznie). W informacji zwrotnej warto zawrzeć informacje, które nasz rozmówca może wykorzystać w przyszłości. W przypadku rekrutacji, mówimy zarówno o tym, co było bardzo dobre i wartościowe w zachowaniach kandydata oraz o tym, co według naszej opinii (lub naszego klienta) można poprawić.

—> Mówimy o tym, co można zmienić, na co kandydat ma wpływ i co może przynieść mu korzyść; przytaczajmy konkretne argumenty i uzasadniajmy je

Jeśli powodem odrzucenia kandydata jest niedostateczna znajomość języka chińskiego, który jest niezbędny na danym stanowisku, to mu o tym powiedzmy. Jeśli kandydat w porównaniu do innych kandydatów słabiej obsługuje Excel – zachęćmy go do dalszej nauki i powrotu za jakiś czas. To informacje konkretne, które nasz kandydat może wykorzystać i zmienić, jeśli uzna, że warto. Jeśli kandydat czegoś nie wiedział, nie mówmy mu, że jest mało inteligentny (tak, niestety to się zdarza), bo po pierwsze to nie musi być prawda, po drugie w świetle badań – trudno zmienić naszą inteligencję, a po trzecie – patrz strzałka 1 🙂

—> Nie wyciągajmy zbyt daleko idących i pochopnych wniosków; obserwujmy i nie interpretujmy

Informacja zwrotna wywodzi się z psychoterapii, ale nią nie jest. Nie interpretujmy zaobserwowanych zachowań i nie diagnozujmy kandydatów. Mówmy TYLKO o obserwacjach.

No dobrze, skoro nie brzmi to dość skomplikowanie, to dlaczego tak rzadko to robimy?Moim zdaniem jest kilka powodów:

1. Nie umiemy. Nikt w dzieciństwie nie nauczył nas tego – rodzice czasami uzasadniali swoje wybory, a czasami mówili „nie, bo nie”. W szkole dostawaliśmy z wypracowania 3-jkę, nie do końca wiedząc dlaczego nie 5-tkę. A nie wszyscy nauczyciele byli tak otwarci na feedback, jak ten poniżej 🙂

1. Nie mamy na to czasu – kiedy prowadzimy dużo projektów rekrutacyjnych jednocześnie, pracy jest rzeczywiście mnóstwo. Kiedy prowadziłam projekty masowej rekrutacji i miałam po 100 zgłoszeń, rzeczywiście nie byłam w stanie wrócić do każdego z informacją. Wtedy też nie z każdym kontaktowałam się z ofertą, ale:

• już w ogłoszeniu zamieszczałam informację, że skontaktuję się z wybranymi kandydatami
• po zakończonym procesie wysyłałam maila z podziękowaniem za wzięcie udziału w rekrutacji i informowałam o jej zakończeniu
• miałam jedną podstawową zasadę: do osób z którymi rozmawiałam już bezpośrednio – także wracałam z informacją zwrotną bezpośrednio. Działało 🙂

3. Nie wiemy jaki jest cel informacji zwrotnej. Jeśli nie wiemy po co coś robimy, to najczęściej tego nie robimy w ogóle. 

4. Boimy się reakcji osoby, której udzielamy informacji. Myślę, że jest to pochodna wszystkich powyższych punktów.

No i komu to potrzebne do szczęścia?

I kandydatowi i nam! Zaskoczeni? 🙂

1. Informacja zwrotna ma zmotywować rozmówcę do pracy nad swoim rozwojem i zwiększyć jego świadomość. Nie udzielamy jej po to, żeby komuś zrobić na złość. Życzymy mu dobrze i chcemy mu pomóc.
2. Oszczędzamy czas kandydatów – jeśli wiedzą, że z naszego projektu współpracy nic nie będzie, mogą podejmować kolejne kroki i działania w poszukiwaniu pracy.
3. Budujemy relacje. I dla mnie to niesamowicie istotny punkt. Jeśli jesteśmy w sklepie i sprzedawca jest miły i profesjonalny, to nawet kiedy nie będzie towaru, który chcemy akurat kupić, to wrócimy do niego za jakiś czas. Tak samo jest z rekrutacją. Traktuj kandydatów tak, jak sama/sam chciał/a/byś być traktowana/y, a wtedy będą chcieli z Tobą współpracować przy kolejnych projektach. Teraz się nie udało, ale może idealnie wpiszą się do Twojego kolejnego projektu – pomyśl, jak dużo oszczędzisz czasu, mając gotowe rekomendacje!
4. Tego wymaga kultura. Kiedy ktoś nas o coś pyta, albo kiedy my sami wychodzimy z jakąś propozycją, oczekujemy odpowiedzi. Bo tak trzeba. Koniec. Kropka 🙂

A jak ja to robię?

Na koniec chcę Wam powiedzieć, jak robię to ja. Może ktoś z Was będzie mógł wykorzystać to w swojej pracy.

1. Udzielam informacji zwrotnej każdej osobie, z którą rozmawiałam osobiście o danym procesie rekrutacyjnym.
2. Jeśli dany kandydat został odrzucony przez klienta – proszę go o informację zwrotną 😉 dlaczego tak się stało.
3. Kiedy dostaję od klienta odpowiedź: „kandydat nie do końca wpisał się w nasze oczekiwania” – drążę dalej i pytam o konkrety.
4. Informację zwrotną przedstawiam z dwóch perspektyw – z mojej i klienta. 
5. Stosuję się do punktów, które zawarłam w sekcji „Czym jest informacja zwrotna?”
6. Nie odkładam przekazywania informacji zwrotnej na później. Jeśli wiem, że dany kandydat nie został wybrany lub został wybrany – od razu o tym informuję 🙂
7. Informacji zwrotnej udzielam nie tylko odrzuconym kandydatom, ale także tym, którzy otrzymali propozycję współpracy! To cudowne uczucie słyszeć radość po drugiej stronie słuchawki 🙂
8. Utrudniam sobie życie 🙂 Dzwonię do kandydatów! Tak, nie wysyłam maili, chociaż byłoby to dużo łatwiejsze. Zawsze się stresuję przed takim telefonem, ale przypominam sobie jaki jest jego cel. W rozmowie bezpośredniej mogę wyczuć nastrój i emocje mojego rozmówcy. Mogę doprecyzować pewne kwestie, które napisane w mailu mogły zostać odczytane niejasno. Wspomniałam wyżej o tym, że możemy bać się reakcji naszego rozmówcy. Bo o ile nikt nas nie uczy dawania informacji zwrotnej, to też nikt nas nie uczy przyjmowania jej. Rozmowa bezpośrednia oswaja nas z tym. No i przede wszystkim mogę osobiście podziękować za udział w rekrutacji.
9. Wystawiam rekomendacje – ale o tym w kolejnych artykułach 🙂

Podsumowując, z pełną odpowiedzialnością chcę napisać, że warto udzielać feedbacku i to nie tylko w rekrutacji.

Chcę także zaznaczyć, że to co napisałam powyżej, to nie jest prawda absolutna. To próba rozprawienia się z tematem informacji zwrotnych wśród rekruterów i też chęć podzielenia się z Wami kilkoma wskazówkami, jak można to robić. Nie oznacza to, że zadziała zawsze i że jak ja tak robię, to wszyscy też mają. U mnie, póki co się sprawdza i tym chciałam się z Wami podzielić, ot tak 😉